Tax News: Neue FinanzOnline Funktionalitäten/Änderung bei der elektronischen Zustellung

Die Finanzverwaltung informiert Sie beim Einstieg und der Freischaltung der Änderungen bei der elektronischen Zustellung in FinanzOnline (seit 7.1.2013) wie folgt:

"Änderung bei der elektronischen Zustellung

Auf Grund neuer gesetzlicher Bestimmungen haben die Abgabenbehörden Zustellungen an Empfänger, die Teilnehmer von FinanzOnline sind, elektronisch vorzunehmen. Daher wurde bei Ihnen die elektronische Zustellung automatisch aktiviert, somit werden ab sofort Steuerbescheide elektronisch in die DataBox zugestellt.

Tipp: Um automatisch eine Verständigung über die elektronische Zustellung zu erhalten, geben Sie uns bitte Ihre Email-Adresse in der Funktion „Zustellung“ bekannt. Falls Sie bereits eine Email-Adresse bekanntgegeben haben, wurde auch die Email-Verständigung automatisch aktiviert. Falls Sie keine Verständigung erhalten möchten, deaktivieren Sie die Email-Verständigung in der Funktion "Zustellung".

Wollen Sie die Zustellung weiter in Papierform, haben Sie die Möglichkeit, auf die elektronische Zustellung zu verzichten. Dieser Verzicht kann jederzeit durchgeführt werden und ist in der Funktion "Zustellung" zu finden.“

Wir weisen darauf hin, dass der Fristenlauf bei der elektronischen Zustellung automatisch mit dem Eingang einer Zustellung in die Databox beginnt. Gemäß § 98 Abs. 2 BAO gelten die Dokumente „als zugestellt, sobald sie in den elektronischen Verfügungsbereich des Empfängers gelangt sind“. Daher ist der Einstieg in FinanzOnlne oder das konkrete Auslesen (Öffnen) der einzelnen Erledigungen irrelevant.

Erfolgt die Zustellung der Erledigungen an Sie direkt, empfehlen wir, dass bei nicht regelmäßig gelesenen Email-Accounts auf die elektronische Zustellung verzichtet werden sollte.

Wird von Ihnen die elektronische Zustellung bevorzugt, ist eine regelmäßige Abfrage der Databox bzw. des Email-Accounts erforderlich. Alternativ kann die Zustellung an die FALCON erfolgen, indem Sie uns die Zustellvollmacht erteilen.

Weiters empfehlen wir, eine Kontrolle und Wartung der E-Mail Adresse (im Bereich „Zustellung“ und in den „Grunddaten“) vorzunehmen, an welche die Email-Verständigung gesendet wird. Werden Zustellungen (Bescheide) in der Databox durch unzuständige Mitarbeiter ausgelesen (geöffnet oder als zip-Datei gespeichert), werden sie als gelesen markiert und stehen für den nächsten Mitarbeiter nicht mehr beim Aufruf der ungelesenen Erledigungen zur Verfügung.

Daher ist das Verfahren im Zusammenhang mit der Weiterbearbeitung der elektronischen Erledigungen zu organisieren und in einem internen Kontrollsystem zu überwachen.

In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass folgende Inhalte 31 Tage nach dem Auslesen bzw. wenn sie nicht ausgelesen werden 5 Jahre nach Zustellung gelöscht werden:

• Behördlich zugestellte Veranlagungsbescheide
• Lohnsteuerprüfungsberichte und Haftungs- und Abgabenbescheide
• Bescheide der Firmenbuchgerichte
• Ergänzungsersuchen
• UID-Bestätigungen

Für weitere Informationen stehen wir zu Ihrer Verfügung!