Tax News: Endlich berechtigt die elektronische Rechnung auch ohne Signatur zum Vorsteuerabzug

Elektronische Rechnungen (auch ohne aufwendiger Signatur) werden ab 1.1.2013 den Papierrechnungen im Hinblick auf die Berechtigung zum Vorsteuerabzug gleichgestellt. Wenn Sie ab 1.1.2013 elektronisch übermittelte Rechnungen als Grundlage für den Vorsteuerabzug verwenden wollen, müssen Sie folgende Voraussetzungen beachten:

• Der Leistungsempfänger muss der Verwendung einer elektronischen Rechnung entweder schriftlich oder auch konkludent zustimmen.
• Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Eine spezielle Form der elektronischen Übertragung ist gesetzlich nicht vorgesehen. Als elektronische Formate gelten daher beispielsweise pdf-, doc-, xml-, xls-, und txt-Dateien sowie auch digitalisierte (eingescannte) Papierrechnungen. Die Übermittlung kann beispielsweise per E-Mail, als E-Mail Anhang oder als Web-Download erfolgen.
• Es gelten ebenfalls sämtliche Formvorschriften wie für die Papierrechnung.
• Bei den übermittelten elektronischen Rechnungen müssen folgende Punkte gewährleistet sein:

1. Echtheit der Herkunft, das heißt, die Identität des Rechnungsausstellers ist verifizierbar.
2. Unversehrtheit des Inhalts, das heißt, die Rechnungsangaben wurden nicht geändert. Es ist jedoch zu beachten, dass bei einem unversehrten Inhalt nicht automatisch auf eine inhaltlich richtige Rechnung geschlossen werden kann.
3. Lesbarkeit, das heißt, das verwendete elektronische Format kann auf Empfängerseite geöffnet und verwendet werden.

Die  Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit muss bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (im Normalfall 7 Jahre) gewährleistet sein. Die Rechnung darf (zB für die Speicherung) in ein anderes Format konvertiert werden, wenn dabei der Inhalt der Rechnung nicht verändert wird.

• Durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Steuerungsverfahren) muss ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung hergestellt werden bzw nachvollziehbar sein. Dafür ist zu prüfen, ob

1. die Rechnung über eine tatsächlich erbrachte Leistung ausgestellt wurde und
2. der Rechnungsaussteller einen tatsächlichen Zahlungsanspruch hat und
3. die angegebene Kontoverbindung korrekt ist und
4. somit die Echtheit der Rechnung, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des verwendeten Formats gegeben sind.

Der Kontrollmechanismus ist nicht gesetzlich geregelt und entspricht im Wesentlichen einer herkömmlichen Rechnungsprüfung. Sofern also eine inhaltlich richtige Rechnung vorliegt, würde diese die Annahme rechtfertigen, dass bei der elektronischen Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigende Fehler vorgekommen sind.

Für den Fall, dass die e-Rechnung mehrmals versendet wird oder eine Papierrechnung folgt, ist unbedingt darauf zu achten, dass diese als „Duplikat“ oder „Entwurf“ gekennzeichnet werden, da sonst beim Aussteller zusätzlich nochmals die Umsatzsteuer kraft Rechnungslegung anfällt!