Checkliste zur Prüfung der Rechnungsmerkmale

Grundsätzlich ist ein Unternehmer berechtigt, für die von ihm ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen Rechnungen mit den unten angeführten Angaben auszustellen. Führt der Unternehmer die Umsätze an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist (zB eine Körperschaft öffentlichen Rechts oder ein nicht unternehmerisch tätiger Verein), aus, ist er sogar gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen.

Führt der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (zB Bauleistungen, Leistungen von Handwerkern im Baunebengewerbe) an einen Nichtunternehmer aus, ist er ebenfalls verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes eine Rechnung auszustellen.

Die Rechnungen, die ein Unternehmer für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen ausstellt, müssen folgende Angaben enthalten, damit der Kunde (Rechnungsempfänger) zum Vorsteuerabzug berechtigt ist:

1. Ausstellungsdatum
2. Fortlaufende Nummer
3. Name, Anschrift und UID-Nummer des leistenden Unternehmers
4. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
5. UID-Nummer des Leistungsempfängers auf allen Rechnungen über 10.000 € (brutto)
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
7. Tag oder Zeitraum der Leistung
8. Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (wenn die Rechnung in einer anderen Währung als in Euro ausgestellt wurde, ist der Steuerbetrag in Euro oder mindestens die Umrechnungsmethode anzuführen)
9. allenfalls Hinweis auf eine Befreiung oder Übergang der Steuerschuld
10. Bei Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen: UID-Nummer des Leistungsempfängers und Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
11. Bei Rechnungen über Leistungen, bei welchen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht: UID-Nummer des Leistungsempfängers und Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld.

Anzahlungsrechnungen: Über Anzahlungen für steuerpflichtige Umsätze können Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt werden, insbesondere um dem Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Die Umsatzsteuerschuld entsteht aber erst und insoweit, als die Vorauszahlung auch tatsächlich vereinnahmt wird. Zur Vermeidung einer Steuerschuld kraft Rechnungslegung sollten Anzahlungsrechnungen daher als solche bezeichnet werden. In der Schlussrechnung sind die Netto- und Umsatzsteuerbeträge, über welche Anzahlungsrechnungen ausgestellt wurden, gesondert abzusetzen.

Dauerleistungsrechnungen: Rechnungen über monatlich abgerechnete Dauerleistungen (zB Vermietung, Lizenzvergabe) müssen nicht monatlich erstellt werden. Es genügt, wenn eine Rechnung mit allen Bestandteilen am Beginn des Jahres oder unterjährig ab Veränderung der Vorschreibung ausgestellt wird und folgenden Hinweis enthält: „Diese Rechnung gilt bis zur Übermittlung einer neuen Vorschreibung.“ Der Rechnungsempfänger hat in diesem Fall im Zeitpunkt der Zahlung das Recht auf Vorsteuerabzug.

Prüfung der UID-Nummer: Die UID-Nummer des leistenden Unternehmers stellt ein verpflichtendes Rechnungsmerkmal dar. In der Vergangenheit musste die inhaltliche Richtigkeit der auf der Rechnung angegebenen UID-Nummer nicht geprüft werden. Die österreichische Finanzverwaltung hat diese Erleichterung kürzlich in den Umsatzsteuer-Richtlinien gestrichen.

Alle Leistungsempfänger sollten daher künftig regelmäßig auch die Gültigkeit der UID-Nummer des leistenden Unternehmers prüfen, die auf der Rechnung angegeben ist. Sollte die UID-Nummer nicht gültig sein, gehört diese UID-Nummer zu einem anderen Unternehmen oder erlauben die Namens- oder Anschriftsdaten des Geschäftspartners keine eindeutige Identifizierung, ist es ratsam, eine Rechnungskorrektur durch den leistenden Unternehmer zu verlangen und mit der Zahlung der Rechnung bis zum Erhalt der korrigierten Rechnung zu warten. Ansonsten ist damit zu rechnen, dass der Vorsteuerabzug aus den Rechnungen mit ungültiger UID-Nummer versagt wird!

Unverändert bleibt die Pflicht, die UID-Nummer des Kunden zu prüfen, weiterhin für die Unternehmer bestehen, die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, innergemeinschaftliche sonstige Leistungen oder Leistungen ausführen, für die die Steuerschuld auf den Kunden übergeht. Sollte sich bei einer späteren Betriebsprüfung herausstellen, dass die UID-Nummer zum Zeitpunkt der Lieferung nicht gültig war, kann die Steuerfreiheit versagt und 20 % österreichische Umsatzsteuer vorgeschrieben werden.

Bei laufenden Geschäftsbeziehungen ist eine regelmäßige Überprüfung aller UID-Nummern im Bestätigungsverfahren der Stufe 1 ausreichend, in Zweifelsfällen sollte eine Anfrage nach Stufe 2 durchgeführt werden. Die „Stufe 1 - Abfrage“  dient der Prüfung, ob die UID-Nummer gültig ist und sollte nach der Rechtsprechung zumindest zweimal jährlich durchgeführt werden. Bei „Stufe 2 Abfragen“ können zusätzlich zu der zu überprüfenden UID-Nummer auch der Name und die Anschrift des zugehörigen Unternehmens überprüft werden.