Grundsätzlich sind bei der sogenannten „ARBEITNEHMERVERANLAGUNG“ drei Möglichkeiten zu unterscheiden:

1. Pflichtveranlagung

Als Lohnsteuerpflichtiger sind Sie dann zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung (E1) verpflichtet, wenn das zu versteuernde Jahreseinkommen mehr als € 12.000 beträgt und Sie Einkünfte aus einer Nebentätigkeit von mehr als € 730 und nicht endbesteuerte Einkünfte aus Kapitalvermögen bzw Einkünfte aus einem privaten Grundstücksverkauf erzielt haben, für die die Immobilienertragsteuer nicht oder nicht richtig entrichtet wurde.

Eine Einkommensteuererklärung ist auch dann abzugeben, wenn Sie gleichzeitig zwei oder mehrere Gehälter und/oder Pensionen erhalten haben, die beim Lohnsteuerabzug nicht gemeinsam versteuert wurden.

2. Aufforderung durch das Finanzamt

Erfahrungsgemäß im Spätsommer schickt Ihnen das Finanzamt Steuererklärungsformulare und fordert Sie damit auf, eine Arbeitnehmerveranlagung für 2018 bis Ende September 2019 einzureichen. Dies kommt zum Beispiel bei Bezug von Krankengeld oder bei Berücksichtigung eines Freibetragsbescheides bei der laufenden Lohnverrechnung im Jahr 2018 in Betracht.

3. Antragsveranlagung (L1)

Für die Antragsveranlagung haben Sie grundsätzlich fünf Jahre Zeit. Die gute Nachricht: sollte wider Erwarten statt der erhofften Gutschrift eine Nachzahlung herauskommen, kann der Antrag binnen einem Monat wieder zurückgezogen werden[1].

Wurden ausschließlich Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit bezogen, ist das Formular L1 zu verwenden und die jeweils erforderlichen Beilagen:

L 1ab           Beilage zur Berücksichtigung von außergewöhnlichen Belastungen

L 1k             Beilage für kinderbezogene Angaben

L 1i              Beilage für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit ohne Lohnsteuerabzug, Grenzgänger und für den Antrag auf unbeschränkte Steuerpflicht

L 1d             Beilage zu Berücksichtigung von besonderen Sonderausgaben[2]

1 Wann kommt es zu einer automatischen Arbeitnehmerveranlagung?

Eigentlich wollen Sie sich mit der Arbeitnehmerveranlagung gar nicht auseinandersetzen. Dann könnten Sie Glück haben und dennoch eine Steuergutschrift erhalten: wird nämlich bis zum 30. Juni 2019 keine Abgabenerklärung für das Vorjahr (2018) eingereicht, wird unter folgenden Voraussetzungen vom Finanzamt eine antragslose Veranlagung (automatische Arbeitnehmerveranlagung) durchgeführt[3]:

• der Gesamtbetrag der Einkünfte besteht ausschließlich aus lohnsteuerpflichtigen Einkünften,
• die Veranlagung ergibt eine Gutschrift und
• aufgrund der Aktenlage werden neben den durch die bereits bis Ende Februar 2019 an die Finanzverwaltung gemeldeten Sonderausgaben vermutlich keine weiteren Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen, Freibeträge oder Absetzbeträge geltend gemacht.

Die meisten werden sich nun entspannt zurücklehnen. All jene, die mit dem Ergebnis der antragslosen Veranlagung nicht einverstanden sind, da sie feststellen, dass sie doch weitere Werbungskosten oder Sonderausgaben geltend machen möchten, können selbstverständlich innerhalb der 5-Jahresfrist eine „normale“ Arbeitnehmerveranlagung beantragen.

Liegen die Voraussetzungen für eine antragslose Veranlagung nicht vor und wird bis zum Ablauf des zweitfolgenden Kalenderjahrs (also bis zum 31.12.2020) keine Steuererklärung abgegeben, wird jedenfalls eine antragslose Arbeitnehmer­veranlagung durchgeführt, wenn sich aus der Aktenlage eine Gutschrift ergibt.

Hinweis: davon unberührt bleibt selbstverständlich die Steuererklärungspflicht, wenn kein Guthaben vorliegt.

2 Wann zahlt sich eine Antragsveranlagung auf jeden Fall aus?

• Sie hatten 2018 schwankende Bezüge oder Verdienstunterbrechungen während des Kalenderjahres (zB Ferialpraxis, unterjähriger Wiedereinstieg nach Karenz). Es wurde dadurch auf das ganze Jahr bezogen zu viel an Lohnsteuer abgezogen.
• Sie haben Sonderausgaben, Werbungskosten, außergewöhnliche Belastungen bisher noch nicht oder in zu geringer Höhe geltend gemacht. Für bestimmte Sonderausgaben können nur die an die Finanzverwaltung übermittelten Beträge für eine freiwillige Weiterversicherung, Kirchenbeiträge und Spenden berücksichtigt werden.
• Sie haben den Antrag auf den Alleinverdiener-/ Alleinerzieherabsetzbetrag und / oder auf ein Pendlerpauschale / Pendlereuro noch nicht dem Arbeitgeber übergeben, weshalb dies bei der laufenden Lohnverrechnung noch nicht berücksichtigt wurde.
• Sie haben Familienbeihilfe (einschließlich Kinderabsetzbetrag) bezogen und für diese Kinder steht Ihnen daher letztmalig 2018 der Kinderfreibetrag von € 440 pro Kind zu. Bei getrennter Geltendmachung durch beide Elternteile steht jedem Elternteil ein Kinderfreibetrag von € 300 pro Kind zu. Ebenfalls letztmalig für das Jahr 2018 können Sie Betreuungskosten für Kinder bis zum 10. Lebensjahr als außergewöhnliche Belastung mit bis zu € 2.300 je Kind geltend machen.

Mit 1.1.2019 wurden diese Absetzposten durch den neuen Familienbonus Plus abgelöst.

• Sie haben Alimente für Kinder geleistet und es steht Ihnen daher der Unterhaltsabsetzbetrag (€ 29,20 bis € 58,40/ Monat/ Kind) zu.
• Sie wollen Verluste, die im abgelaufenen Jahr aus anderen, nicht lohnsteuerpflichtigen Einkünften (zB aus der Vermietung eines Hauses) entstanden sind, steuermindernd geltend machen. Sie haben aus früheren unternehmerischen Tätigkeiten einen Verlustvortrag, den Sie bei Ihren Gehaltseinkünften geltend machen wollen.
• Selbst dann, wenn Sie gar keine Lohnsteuer bezahlt haben, kommen Sie in folgenden Fällen in den Genuss einer Steuergutschrift, der sogenannten „Negativsteuer“:

1. Sie haben Anspruch auf den Alleinverdiener-/ Alleinerzieherabsetzbetrag;
2. Von Ihrem Gehalt / Pension wurde zwar Sozialversicherung abgezogen, aber keine Lohnsteuer einbehalten. Die Gutschrift errechnet sich in Abhängigkeit von den entrichteten Sozialversicherungsbeiträgen und ist gedeckelt. Sollten Sie zumindest ein Monat Anspruch auf das Pendlerpauschale haben, erhöht sich die Negativsteuer zusätzlich.

*) bei zwei Kindern € 669, für jedes weitere Kind zusätzlich jeweils € 220

3 Welche Ausgaben können in der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden?

3.1 Sonderausgaben

Zu den abzugsfähigen Sonderausgaben[4] zählen unter anderem:

• Renten- und dauernde Lasten (unbegrenzt abzugsfähig);
• Steuerberatungskosten (unbegrenzt abzugsfähig);
• Spenden an begünstigte Institutionen (bis zu 10% der laufenden Einkünfte); eine Liste der begünstigten Spendenempfänger ist unter www.bmf.gv.at [1] abrufbar.

Folgende Sonderausgaben können auch dann geltend gemacht werden, wenn diese für den (Ehe)Partner oder für Kinder (für die Familienbeihilfe bezogen wird) geleistet werden:

• Kirchenbeitrag (automatisch berücksichtigt bis € 400);
• Beiträge zur freiwilligen Weiterversicherung einschließlich Nachkauf von Versicherungszeiten in der gesetzlichen Pensionsversicherung (automatisch berücksichtigt, unbegrenzt abzugsfähig);
• Prämien für freiwillige Personenversicherungen, wenn der zugrundeliegende Vertrag vor dem 1.1.2016 abgeschlossen worden ist (begrenzt mit Einschleifregelung);
• Kosten der Wohnraumschaffung und -sanierung, wenn die tatsächliche Bauausführung oder die Sanierung vor dem 1.1.2016 begonnen worden ist (begrenzt mit Einschleifregelung).

Seit 2017 sind Zuwendungen an Spendenempfänger von diesen Institutionen elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Betroffen sind nur Organisationen, die eine feste örtliche Einrichtung im Inland haben. Voraussetzung dafür ist, dass dem Zahlungsempfänger Vor- und Zuname und Geburtsdatum bekannt sind. Die gemeldeten Beträge sind im FinanzOnline ersichtlich und werden automatisch in der Steuererklärung oder Arbeitnehmerveranlagung berücksichtigt[5]. Die Automatik führt allerdings nicht in allen Fällen zum gewünschten Ergebnis. Fehler, Falsch- oder Nichtmeldungen müssen direkt bei den Zahlungsempfängern (zB Kirchenbeitragsstelle, Spendenorganisation) beanstandet werden. Diese sind verpflichtet, Fehler zu korrigieren und innerhalb von drei Monaten entsprechende Berichtigungen via FinanzOnline zu übermitteln.

Mit dem Formular L1d können Beträge berücksichtigt werden, die von der Datenübermittlung abweichen oder an ausländische Empfänger geleistet wurden (für die ja keine Datenübermittlung vorgesehen ist). Außerdem können mit diesem Formular erforderliche Korrekturen oder Ergänzungen zu Spenden aus dem Betriebsvermögen vorgenommen werden. Wurden Beträge für eine andere Person geleistet und werden diese auch (teilweise) als Sonderausgaben geltend gemacht, muss die andere Person (Partner, Kind) im Formular L1d angeben, dass sie den elektronisch gemeldeten Betrag nicht oder nur teilweise beansprucht.

Alle anderen Sonderausgaben sind wie bisher in der Einkommensteuererklärung (E1) oder Arbeitnehmerveranlagung (L1) zu erfassen.

3.2 Werbungskosten

Folgende Ausgaben können als Werbungskosten[6] berücksichtigt werden, soweit diese der Arbeitgeber noch nicht berücksichtigt hat, und diese im Jahr 2018 bezahlt wurden:

• Grundsätzlich sind die Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Verkehrsabsetzbetrag (€ 400) abgegolten. Gestaffelt nach dem Arbeitsweg (ab 20 km) und der Zumutbarkeit der Benützung von öffentlichen Verkehrsmitteln beträgt das Pendlerpauschale bis zu € 2.016 oder € 3.672 jährlich. Zusätzlich steht ein Pendlereuro von jährlich € 2 pro Kilometer der einfachen Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu. Ein diesbezüglicher Ausdruck www.bmf.gv.at/pendlerrechner [2] des Pendlerrechners (L34 EDV) ist als Beleg zur Steuererklärung aufzubewahren.
• Beiträge zu Berufsverbänden und Interessensvertretungen;
• Werbungskosten, die über das Pauschale von € 132 hinausgehen und beruflich veranlasst sind, können folgende Ausgaben sein: Arbeitskleidung, Arbeitsmittel, Betriebsratsumlage, Computer, Fachliteratur, Ausbildungs- und Umschulungskosten, Homeoffice, Internet, Kosten für doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten, Reisekosten und Diäten, soweit nicht vom Arbeitgeber ersetzt, Reparaturaufwand für einen unverschuldeten Autounfall auf einer beruflichen Fahrt, Telefonkosten, etc.

Einige Berufsgruppen können für die Dauer des Dienstverhältnisses folgende pauschale Werbungskosten[7] geltend machen:

*) Aufgrund eines VfGH-Erkenntnisses[8] gilt ab 2018 nun auch für Vertreter, dass das Werbungskostenpauschale um die vom Arbeitgeber steuerfrei ausbezahlten Kostenersätze (wie zB Kilometergeld, Tages- und Nächtigungsgelder) gekürzt wird.

3.3 Außergewöhnliche Belastung

Für die Berücksichtigung von außergewöhnlichen Belastungen[9] (L1ab) gibt es ein eigenes Formular. Darin können all jene Ausgaben erfasst werden, die zwangsläufig erwachsen, außergewöhnlich sind und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit wesentlich beeinträchtigen. Durch die Berücksichtigung eines Selbstbehaltes, der abhängig vom Einkommen zwischen 6% und 12% beträgt, wird diesem Leistungsfähigkeitsprinzip entsprochen.

Ohne Selbstbehalt abzugsfähig sind:

• Letztmalig für 2018 Kinderbetreuungskosten (max € 2.300/Kind bis zum 10. Lebensjahr bzw bei erhöhter Familienbeihilfe bis zum 16. Lebensjahr);
• Kosten der auswärtigen Berufsausbildung von Kindern, wenn im Einzugsbereich des Wohnortes keine entsprechende Ausbildungsmöglichkeit zur Verfügung steht (€ 110/ Monat);
• Kosten zur Beseitigung von Katastrophenschäden;
• Kosten der eigenen Behinderung oder des (Ehe)Partners bzw Kindes.

Mit Selbstbehalt, der bis zu 12% des Einkommens beträgt, abzugsfähig sind ua:

• Krankheitskosten, Aufwendungen zur Linderung und Heilung einer Allergieerkrankung, Behandlungskosten wie Arzt- und Spitalshonorare, Aufwendungen für Medikamente, Heilbehandlungen, Rezeptgebühren, Selbstkostenbeiträge für Behandlungskosten, Aufwendungen für Heilbehelfe (Zahnersatz, Brillen, Laserbehandlung zur Verbesserung der Sehfähigkeit, Hörgeräte, Prothesen, Gehbehelfe, Bruchbänder), Kosten für Fahrten zum Arzt bzw Krankenhaus, Zuzahlungen zu Kur- und Rehabilitationsaufenthalten).
• Kosten in Zusammenhang mit Kuraufenthalten (bei einer mindestens 25%igen Behinderung ohne Selbstbehalt);
• Kosten für Alters- und Pflegeheime (bei einer mindestens 25%igen Behinderung ohne Selbstbehalt);
• Begräbniskosten und Kosten für einen Grabstein (bis zu je € 5.000, soweit nicht durch den Nachlass gedeckt).

Allgemein gilt, dass der Arbeitnehmerveranlagung keine Belege beizulegen oder hochzuladen sind, egal ob die Erklärung elektronisch oder in Papierform eingereicht wurde. Die Belege und Nachweise sind sieben Jahre lang aufzubewahren (Belege 2018 also bis 31.12.2025). Erst auf Verlangen des Finanzamts müssen diese vorgelegt werden.