Tax News: Von der Registrierung der Registrierkasse – was ist zu tun bis zum 1.4.2017

Ab 1.4.2017 muss jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor Manipulation ausgestattet sein. Der aktive Manipulationsschutz ist am Beleg als QR-Code erkennbar. Der QR-Code beinhaltet einen Signaturwert, der für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse erforderlich ist. Damit werden die Barumsätze chronologisch miteinander verkettet. Eine Datenmanipulation würde diese geschlossene Barumsatzkette unterbrechen und ist damit nachweisbar.

Im Folgenden ein erster Überblick[1] über die jeweiligen Schritte zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse. Gerne unterstützen wir Sie dabei!

1.1       Beschaffung der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit

Signaturkarten (idR ein Micro Chip) und eventuell auch ein Kartenlesegerät  können beim zugelassenen Vertrauensdienstanbieter (A-Trust GmbH, Global Trust GmbH oder PrimeSign GmbH) bezogen werden. Achtung: das kann wegen Lieferschwierigkeiten einige Zeit dauern. Bitte umgehend veranlassen!

1.2       Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse

Die vorhandene elektronische Registrierkasse wird mittels eines Softwareupdates auf den technischen Stand gebracht, der die Initialisierung und damit die Herstellung einer Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte ermöglicht. Sie erhalten dann einen Code, den sogenannten AES Schlüssel. Die bis dahin aufgezeichneten Geschäftsvorfälle sind im Datenerfassungsprotokoll abzuspeichern und aufzubewahren.

1.3       Erstellung des Startbelegs

Unmittelbar nach der Initialisierung der Registrierkasse ist ein Startbeleg zu erstellen. Dafür wird ein Geschäftsvorfall mit dem Betrag von € 0 (Null) in der Registrierkasse erfasst.

1.4       Registrierung über FinanzOnline

Die Signaturkarte und die manipulationssichere Registrierkasse sind über FinanzOnline zu registrieren. Dafür steht eine dialoggeführte Eingabemaske zur Verfügung. Unternehmer mit eigenem FinanzOnline-Zugang können diese Registrierung selbst vornehmen oder können von ihrem Steuerberater einen so genannten Registrierkassen-Webservice-User eingerichtet bekommen. Gerne übernimmt die Registrierung auch ihr steuerlicher Vertreter.

Folgende Daten sollten für die Registrierung bereitgehalten werden:

·         Art der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit

·         Seriennummer der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit

·         Name des Vertrauensdienstanbieters

·         Kassenidentifikationsnummer der Registrierkasse

·         AES Schlüssel der Registrierkasse

1.5       Prüfung des Startbelegs mittels BMF Belegcheck-App

Mit einer Überprüfung des Startbelegs wird sichergestellt, dass die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Mit der BMF Belegcheck-App können der maschinenlesbare Code (QR-Code) des Startbelegs und alle weiteren Belege des eigenen Unternehmens gescannt und geprüft werden. Dabei werden Daten über FinanzOnline herangezogen, um die Gültigkeit der Signatur auf den Belegen feststellen zu können. Das Ergebnis wird unmittelbar am Display des Smartphones oder Tablets mit einem weißen Häkchen auf grünem Grund angezeigt. Wichtig ist, dass vor der ersten Anwendung der BMF Belegcheck-App diese durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der Finanzonline-Registrierung freigeschaltet ist.

1.6       Startbelegprüfung ergibt einen Fehler

Ergibt die Startbelegprüfung einen Fehler – es erscheint ein weißes Kreuz auf rotem Grund auf dem Display - gilt es zunächst zu überprüfen, ob alle Daten korrekt erfasst wurden. Nach Korrektur der Eingaben kann der Startbelegprüfungsvorgang wiederholt werden.

Sollten weiterhin Fehler auftreten, empfiehlt es sich, Kontakt mit dem Kassenhersteller oder dem Steuerberater aufzunehmen.

Noch einige Hinweise für den laufenden Betrieb der manipulationssicheren Registrierkasse:

·       Monats- und Jahresbelege sind zu signierende Kontrollbelege mit dem Betrag € 0 (Null), die zum Monats- bzw Jahresende zu erstellen sind. Der Jahresbeleg ist zusätzlich auszudrucken bzw elektronisch zu erstellen, aufzubewahren und mittels BMF-Belegcheck-App zu prüfen.

·       Das Datenerfassungsprotokoll  der Registrierkasse ist jedenfalls quartalsweise auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern und sieben Jahre aufzubewahren.

·       Bei Ausfall oder Verlust einer Registrierkasse sind Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen oder händische Belege zu erstellen, welche dann nacherfasst werden.

·       Dauert der Ausfall einer Registrierkasse länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls oder die gänzliche Außerbetriebnahme binnen eine Woche über FinanzOnline gemeldet werden.

Die Machbarkeit der einzelnen Umsetzungsschritte nach bestem Wissen und Gewissen bleibt abzuwarten.